活用例 - 法務のDXを成功に導く IDX LegalDX

IDX LegalDXの活用例

IDX LegalDXは、法務チーム、システム管理者、社内外の専門家などの関係者の問題を解決するために開発されたトライパッドソリューションです。以下は、課題を抱えている様々な業界の法務部門の課題とソリューション、導入効果をまとめた活用例となります。

法務部門のコラボや、社内外の安全な共有

社内のステークホルダー、社外の弁護士、交渉相手との機密情報や規制情報のやりとりに、漏えいリスクを防止しながら、法務部門のコラボレーションや社内・社外のセキュアな情報交換をサポートします。IDX LegalDXは、紙の書類や契約書をデジタルデータ化して、電子帳簿法に対応した形でのドキュメント検索が可能です。データをビューアで表示し、機密性を保ちながら、外部と共有管理できるプラットフォームです。

守りの業務から戦略的な法務へとDX

IDX LegalDXは、法律検索、特許検索の機能を搭載することで法務業務を契約書の作成、レビューに止まらず、著作権や知財侵害の調査からマーケティングまで、これまで守りの業務だった法務から、国際競争力を持つ企業の戦略的な法務部へとDXを支援します。

生命保険会社の法務

課題

生命保険会社は、大量の保険契約や保険金支払案件が生じるにも関わらず、レガシーのシステムを利用していることなどから検索性が低く、業務効率が上がらないという課題があります。また日々新しい保険法判例や学説が生まれることなどによって新しい論点が生じるため、ノウハウを蓄積して経験の浅い人材であっても大量・複雑な案件を処理していく必要性が高いといえます。

ソリューション

IDX LegalDXを生命保険会社の法務部門に導入することで、全ての法務の資料がクラウドに自動的にバックアップ、共有が必要なデータをチームドライブに入れて、機密性を保ちながら、安全に共有することが可能となります。またクラウドに保管された契約書は、電子帳簿保存法に対応した形式で管理できるようになり、どの顧客にどの保険商品で契約しているか、加入時期、期限の管理・確認などが容易になります。また、法律検索エンジンが入っているため、保険業法や民法をはじめとした関連法令のチェックや保険法判例なども確認しながら業務を行うことができます。

導入効果

外部の弁護士や監査部門などと機密性の高い保険契約や顧客情報などのデータを安全に共有し検索できる環境を構築することで、法務部門の業務効率が上がり、管理コストを削減することが可能となります。
IDX LegalDXのトライパッドソリューションにより、法務部員、他部署の社員、システム管理者、外部のビジネス関係者との問題解決が期待できます。

不動産会社の法務

課題

不動産会社の法務部門の課題は、個人情報の入った契約書の管理が杜撰な点があり、個人情報漏えいリスクを低減したいということでした。また、顧客と会社間でのトラブル対応に関するデータの管理体制や、関連法令の検索を素早く検索できる仕組みが社内で確立されていませんでした。

ソリューション

IDX LegalDXを不動産の会社に導入することで、紙の契約書などの文書は、OCRにかかった状態で電子化され、電子帳簿保存法に準拠した形式で管理することができるようになります。
これにより、契約書だけでなく図面などのデータも電子化して、管理することができるようになるので書類の検索効率が格段に上がります。また、法令検索もできるので、シームレスな業務遂行が可能になります。

導入効果

不動産管理部とクライアントとの間で機密性の高い不動産契約書やトラブルに関する書面などのデータをセキュアな環境下で安全に共有することできるようになり、煩雑だった文書管理の効率化が実現できます。また、煩雑だった法令検索も、IDX LegalDX内からできるので、スピーディーな業務遂行が可能となります。

出版社の法務

課題

出版社の法務部門の課題は、キャラクターを扱った商品などの煩雑な版権管理、ライセンス対象と契約書の紐づけなどの契約業務の解消です。契約件数はライセンスだけでも年間で数千件にのぼり、なかでも商品化権に関する契約は、商品ごとに交わし、期限管理を行う必要があるので、契約の締結、管理の効率化が大きな課題でした。

ソリューション

IDX LegalDXを出版社のライセンス管理部門で導入することで、ライセンシーとライセンサー間におけるやり取りが効率化されます。さらに図面などのデータも電子化して、管理することができるようになります。そして、管理業務のみならず、過去にトラブルがあった著作権に関連する訴訟なども法律検索エンジンで簡単に確認できます。

導入効果

契約書と関連書類の管理だけでなく、それに付随する図面や画像などのデータもクラウド上で安全に共有管理することが可能となり、セキュアな環境下で業務を効率化できました。IDX LegalDXのトライパッドソリューションにより、自社内だけではなく出版社、ライセンシー、ライセンサーなどの外部環境においても安全で効率の良い機密情報の共有環境が構築可能となります。

投資会社の法務

課題

投資会社の法務部の悩みは、現在、紙ベースでやり取りしている契約書が月に数百件程度だが、海外企業が発行した資料など、分量が多く、それをさらにプリントアウトして投資家に渡さないといけないという業務がかなり、重たくなっている。投資契約を締結し、口座を作ってもらうために、本人確認書類などやり取りしないといけない書類もたくさんあることも大きな課題でした。

ソリューション

IDX LegalDXを投資会社の法務部に導入することで、紙のデータをOCRで検索可能なフォーマットで管理できるようになります。また、海外企業とのやり取りもメールベースからクラウドベースに移行することで、書類のバージョン管理などが容易になります。

導入効果

従来の紙ベースやメールベースのやり取りに比べて、クラウドベースでの効率良い共有管理環境が構築され、大量のドキュメントもローコストで管理できるようになり、投資業務の効率化が実現できます。IDX LegalDXのトライパッドソリューションにより、自社内だけではなく投資家、海外企業とも安全で効率の良い機密情報の共有環境が構築可能となります。

クラウドサービス会社の法務

課題

クラウドサービス会社の法務・コンプライアンス部門では、「顧客の個人情報が大量に入ったサービス利用申込データを専用のシステムで管理するという現状の体制」に対して、現在よりもセキュアな環境で個人情報漏えいリスクを低減できないかという問題意識を持っていました。また、システム管理部門との情報共有をセキュアな環境下でスピーディーにできないかというのも課題として挙がっていました。

ソリューション

IDX LegalDXをクラウドサービス会社の法務・コンプライアンス部に導入することで、大量の顧客データを安全な環境で、かつ、OCRで検索可能なフォーマットで管理できるようになります。また、システム管理部門とのやり取りもメールベースからクラウドベースに移行することで、誤送信リスクの低減や書類のバージョン管理などが容易になります。

導入効果

従来のメールベースのやり取りに比べて、クラウドベースでの効率良い共有管理環境が構築され、大量のデータをスピーディーに、セキュアな環境下で管理できるようになり、顧客の管理業務やシステム管理部門とのやりとりが効率化されました。IDX LegalDXのトライパッドソリューションにより、法務部門、コンプライアンス部門、システム管理部門、ユーザーが、安全で効率の良い機密情報の共有が可能となります。

システム開発会社の法務

課題

システム開発会社の法務部では、サービス内容と契約書の紐づけやソフトウェア開発関係の契約書と開発計画やSLAなどの紐づけをして管理をする必要があります。また、開発関係の情報は機密情報を多く含んでいるので、セキュアな環境下で適切な権限に基づく情報管理をする必要があります。特に、OEM先との情報共有は課題とされていました。

ソリューション

IDX LegalDXをシステム開発会社の法務部に導入することで、煩雑だった契約書と仕様書やSLAの紐づけやバージョン管理をすることができます。また、OEM先など社外と資料の受け渡しをする必要がある場合においても、通信経路が暗号化されたセキュアな環境での受渡しが可能で、さらに、全ユーザーの操作ログが保存されるため、安全に資料を共有することができるようになります。

導入効果

フォルダ単位での権限管理やユーザーグループ単位でのアクセス制限、ダウンロード制限、ドキュメントのエクスポート権限管理があるので、契約書や取引先に応じて社内のアクセスレベルをしっかりと管理しつつ、OEM先などの社外においても安全かつ簡単に契約書や開発関係の書類を管理できるようになりました。IDX LegalDXのトライパッドソリューションにより、法務部門、開発エンジニア、OEM先などの社外関係者が安全で効率の良い機密情報の共有環境が　構築可能です。

製造業の法務

課題

製造業の法務部においては、開発契約をはじめとして契約の種類・契約数ともに多いことから、紙ベースでは作業ボリュームが膨大で、保管・管理に多大な手間暇がかかっていました。また開発契約を中心に様々な類型の契約書レビューや契約書修正依頼に対応する必要があるものの、紙ベースの文書管理ではノウハウの蓄積・共有が十分になされないため業務のサイロ化が課題となっていました。

ソリューション

IDX LegalDXを製造業の法務部に導入することで、紙ベースによる管理の場合に比べて法務事務の作業ボリュームは大幅に削減されます。また、紙のデータをOCRで検索可能なフォーマットで管理できるようになることで検索性が大幅に向上し、法務部のノウハウの蓄積・共有が容易になります。知財検索機能により、特許の管理、調査もシームレスに行うことができます。

導入効果

紙ベースによる文書管理と異なり、多種大量のドキュメントもローコストで管理可能になるほか、バージョン管理も容易になり、業務効率が向上します。従来のメールベースのやり取りに比べて、クラウドベースの共有管理環境を使うことによってヒューマンエラーによる送付ミスをシステム的に解決することができ、社内外において安全かつ容易な情報共有が可能になりました。IDX LegalDXのトライパッドソリューションにより、法務部門、企画・開発部門、クライアントなどの社外関係者が安全で効率の良い機密情報の共有環境が　構築可能です。